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物料采購計劃與訂單制定的技巧與方法

發布日期:2020-05-19

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導讀:采購計劃是企業根據市場供求情況、企業的生產經營能力和物料消耗規律等,對計劃期內物料和其他物品的采購管理活動所作的預見性安排和部署。


1采購計劃管理


1、制訂采購計劃的目的


采購計劃是企業根據市場供求情況、企業的生產經營能力和物料消耗規律等,對計劃期內物料和其他物品的采購管理活動所作的預見性安排和部署。


采購計劃主要是確定采購的數量、時間和方式。


2、制訂采購計劃的作用


—維持生產經營的正常運行,避免供應中斷而影響產銷活動;

—避免物料儲存過多,占壓資金;

—配合企業生產經營計劃的實現;

—使采購部門事先準備,選擇有利時機購入物料;

—確定物品耗用標準,以便控制物料采購數量及成本。


3、制訂采購計劃的依據


(1)年度銷售計劃和生產計劃

銷售計劃和生產計劃是企業制訂采購計劃的主要參考依據;同時,銷售計劃制訂得是否科學、合理,將直接影響生產計劃和采購計劃的科學性及可行性。


(2)用料清單

BOM表由研發部門或產品設計部門擬定的,在用料清單上列明各種產品由哪些物料所制造或組合而成。根據用料清單可以精確計算出每一種產品的制造所需各種物料的確切數量。用料清單所列的耗用量,就是通稱的標準用量,可以將其與實際用量比較,作為物料控制的依據。


(3)存量管制卡

如果物料有存貨,所購物料要與現有存貨狀況配合確定。具體來說,采購人員一般是根據用料清單中列出的物料需求數量、現有存貨量,并考慮采購的作業時間和安全存量水平,計算出正確的采購數量,然后才開具請購單。


(4)生產效率

生產效率的高低會使預計的物料需求量與實際的耗用量之間產生誤差。生產效率提高,會導致物料的單位耗用量下降,從而使采購計劃中的采購數量超過生產所需;反之,生產效率下降,會提高物料的單位耗用量,使采購計劃中的采購數量不足以滿足生產所需。故:生產效率發生變化時,采購計劃必須隨之加以調整,避免發生物料短缺或過剩的現象。


4、采購計劃的編制


采購計劃的制訂主要包括兩部分內容:采購認證計劃的制訂和采購訂單計劃的制訂。具體流程可分為八個環節,即準備認證計劃、評估認證需求、計算認證容量、制訂認證計劃、準備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量、制訂訂單計劃。


5、采購數量的確定


(1)定期訂購法-每隔一個固定時間進行庫存盤點并訂貨,如每月、每季或每周訂購一次。這種方法適用于需要經常調整生產或采購數量的重要物料。

定期訂購法的特點是:采購周期固定;采購批量不固定。

采購批量=平均日需要量×采購周期+保險儲備量(安全庫存量)-實際庫存量


(2)定量訂購法-對庫存連續盤點,一旦庫存水平下降到預定的最低庫存數量(請購點)時,立即按固定的訂貨數量訂購補充的一種采購方法,也稱為請購點法。適用于品種數目少,但占用資金大的物品的采購。

控制因素:請購點=平均日需要量×采購提前期+安全庫存量


2如何編制采購計劃


1、編制原材料采購計劃


第一步:收集生產計劃任務量信息

第二步:了解消耗定額

第三步:分析歷史資料數據

第四步:進行市場商情分析

第五步:形成原材料采購計劃



2、編制設備采購計劃


第一步:確定設備采購需求



第二步:調查設備采購市場

第三步:選擇設備采購方式

第四步:填寫“設備采購計劃書”



第五步:提交設備采購申請


3、分解采購計劃


采購人員可以根據年內生產進度安排、資金情況和庫存變化,制訂相應的半年、季度或月度采購計劃。



4、調整采購計劃


確定調整方式:采購人員可以根據企業內外部采購環境的變化或競爭對手競爭戰略的調整,適時修改或調整采購計劃。


調整計劃內容:總量調整-采購人員根據需要,對原采購計劃中的采購預算金額或采購數量進行總量的調整。結構調整-采購人員根據需要,對原采購計劃中的采購商品的品類、品種、規格等進行的調整。


3訂單管理


1、編制采購訂單


(1)明晰訂單內容:根據企業實際的生產經營需要及采購計劃要求,采購人員應定期編制采購訂單,一般有月度采購訂單、臨時采購訂單等。


月度采購訂單的內容:采購產品的名稱、品種、型號、規格;訂貨總數量、分期交貨數和訂單號;包裝運輸、到貨地點、隨貨文件和驗收方法;訂單生效的條件和到倉爭端的處理等。


臨時采購訂單的內容:采購產品的名稱、品種、型號和規格;采購數量和要求、到倉時間等。


(2)制定采購訂單


第一步:編制訂單草案

第二步:上報主管審核

第三步:形成正式訂單


2、出具采購訂單


(1)發出采購訂單


采購人員在選擇供應商時應考慮以下3個方面的因素:是否是長期供應商,其信譽、產品品質如何?供應商的產品價格是否最適當、最有市場競爭力?供應商是否能夠保證準時交貨?


(2)確認采購訂單


采購人員應通過電話溝通等方式及時向供應商確認其是否收到采購訂單。如果對方沒有表示接受,則發出的采購訂單并不能構成一項合同,采購事項無效。另外,只有當采購訂單被確認接受之后,采購方才能確信供應商將在約定的日期發貨。


通常,供應商接受了訂單的各項條件后,要向采購方的采購部門發出所謂的“接受函”以確認采購事項,并著手備貨,執行訂單。因此,采購人員在發出采購訂單后,一定要與供應商及時溝通、確認。


(3)編制采購記錄


采購訂單確認接受后,采購人員應就同期所采購的貨品、物料編制采購記錄,填寫采購記錄表,以便在供應商交貨時對照采購訂單進行接貨檢驗。



3、跟蹤采購訂單


采購的目的是為了及時取得符合企業生產經營要求的物料,所以采購人員必須要對訂單進行跟蹤,促使供應商及時交貨。


訂單跟蹤就是采購人員對采購訂單執行的全部過程進行跟蹤檢查,以保證采購訂單的正常履行,其目的主要有3個:促進合同正常執行、滿足本企業生產經營的物料需求、保持合理的庫存水平。


(1)訂單執行前跟蹤


在采購過程中,同一物料或貨品可能有幾家供應商可供選擇,雖然每個供應商都有分配比例,但是具體操作時可能會遇到意想不到的情況,如供應商提出更改“認證合同條款”(包括價格、質量、貨期等),因此采購人員在訂單發出后應充分與供應商溝通,確認本次采購可供貨的供應商。當然,如果供應商確實難以接受訂單,也不必強人所難,可以在采購環境里另外選擇其他供應商,必要時要求認證人員協助辦理。


(2)訂單執行過程跟蹤


供應商確認采購訂單后,采購訂單便具有了法律效力,所以采購人員應全力跟蹤,確實需要變更時要征得供應商的同意,雙方協商解決。



(3)合同執行后跟蹤


4、訂單存檔管理


采購人員與供應商簽訂的合同,出具的采購訂單及相關文件、資料要及時存檔備查。


重視存檔管理,建檔管理的作用有3個方面:


(1)每一采購項目分別建檔,以便于使用和查詢;

(2)供應商的歷史表現數據對訂單下達及合同跟蹤具有重要的參考價值,采購人員應首先注意供應商的歷史情況,然后決定對其實施何種監督方式;

(3)若供應商出現違約行為或發生糾紛需要訴諸法律解決時,完備的資料是獲得勝訴的有力保證。


訂單存檔管理


建檔-訂單的建檔原則是需要的時候能夠方便快捷地找到。采購人員在建立訂單檔案時可采用以下兩種方式中的一種:①按照采購訂單編號順序建檔;②按照供應商名稱的字母順序建檔。


訂單存檔保管


采購人員應注意將采購訂單等各種經驗數據的分類保存工作做好,如做好防潮、防蟲等保管工作。如果有條件,可采用計算機軟件管理系統對訂單進行管理,同時將相關數據資料掃描后轉換成電子版保存在電腦中,以便隨時查閱。


4訂單異常處理


1、交期異常處理


采購人員需在下單后及時跟蹤訂單情況,及時獲取訂單交貨進度,并與供應商聯絡,及時獲知交期異常情況;

采購人員得知異常后,應及時向經理和請購部門反饋信息,以便及時進行補救或調整;

采購人員需要采取積極措施盡量挽回損失,采用跟催法催交貨物,也可依具體情況變更采購訂單或替換供應商;

采購部應積極聯絡相關部門評估損失費用,并視情況向供應商索賠。


2、品質異常處理


供應商發現品質異常且無法自行解決時,應以書面形式將問題反饋給采購人員。采購人員要及時將問題反饋給采購部經理,請示解決辦法;

采購部和請購部門協商解決是否進行特采,必要時由采購人員召集請購部門到供應商生產現場協商解決異常;

如因品質問題返工或拒收而影響本公司正常生產的,采購部應組織相關部門評估損失費用,并視情況向供應商索賠。


3、下單異常處理


采購人員如發現訂單等單據沒有及時發出,應立即聯系下單人員;

如發生采購部下錯訂單的情況,采購人員應與供應商協商能否撤單,盡可能避免呆廢料,同時下達正確的訂單。如不能撤單,采購部門應與相關部門溝通能否將問題訂單內部消化;

如果訂單不能撤銷也不能內部消化,則應由責任部門承擔損失費用,并按照企業相關規章制度對責任部門進行處罰。


4、突發異常處理


發生重大的事故或自然災害而造成供應商短期內無法恢復生產以及發生突發事故造成原料嚴重短缺的情況,屬于突發異常;

出現突發異常時,采購人員應及時向采購部經理匯報,并通過多種渠道了解市場行情,力求減少損失;

突發異常影響正常生產時,采購人員應向請購部門確認是否可以通過高價調撥或采用其他減少公司損失的方式進行處理。

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